Kunde
Anonymer Kunde (Pharma)
Umsetzung
2025
Services
Prozessautomatisierung
Prozessberatung & Audit
ÜBER DIESES PROJEKT
Für ein Schweizer Pharmaunternehmen haben wir den manuellen Terminbuchungsprozess zwischen Produktmanager:innen und Fachärzten vollständig automatisiert und in die bestehende Tool-Landschaft integriert.
Wie wir mit einem Prozessaudit und gezielter Automatisierung den Koordinationsaufwand für Fachärztermine reduziert haben, ohne neues Tool einzuführen.
Produktmanager:innen im Pharma-Aussendienst sind regelmässig darauf angewiesen, Termine mit Fachärzten zu vereinbaren, für Produktpräsentationen, Studiengespräche und Follow-ups. Die Koordination war vollständig manuell: Telefonate, E-Mails, Kalenderabgleiche per Hand. Das führte zu hohem Zeitaufwand, Doppelbuchungen und unklaren Zuständigkeiten. Hinzu kam: Fachärzte haben enge Zeitfenster und wechselnde Verfügbarkeiten.
Vorgehen & Lösung
- Prozessaudit: Wir haben den bestehenden Buchungsworkflow Schritt für Schritt dokumentiert und alle Reibungspunkte identifiziert, von der Anfrage bis zur Bestätigung.
- Tool-Mapping: Analyse der bestehenden Systemlandschaft (CRM, Kalender, Kommunikationstools) und Definition des Automatisierungspotenzials ohne Toolwechsel.
- Automatisierungslösung: Aufbau eines automatisierten Buchungssystems inklusive Einladungsversand, Kalenderintegration und Bestätigungsflow.
- Deutliche Reduktion des manuellen Koordinationsaufwands pro Terminbuchung für die PM-Teams
- Fehler durch manuelle Übertragung (Doppelbuchungen, vergessene Bestätigungen) eliminiert
- Integration in bestehende Tools, kein Systemwechsel, kein zusätzlicher Schulungsaufwand
Dieser Case zeigt: Automatisierung muss nicht komplex sein. Wer zuerst den Prozess versteht und dann die richtigen Stellschrauben dreht, bekommt mehr Effizienz, ohne neue Tools, ohne Widerstand im Team. Für Pharmaunternehmen mit hohem Koordinationsaufwand im Aussendienst ist das ein direkter Hebel auf Produktivität und Qualität der Arztbesuche.
